10 Razones para usar formularios digitales

Tradicionalmente, usar formularios ha servido para pedir información, gestionar documentos administrativos, realizar inspecciones y auditorías, elaborar inventarios o gestionar compras, entre otras cuestiones. Lo habitual era que estos formularios estuviesen en formato papel y se distribuyeran físicamente. Una vez recopilada toda la información, las empresas lidiaban con un gran número de datos que tenían que ser revisados y procesados, lo que lo convertía en un proceso largo y complicado.

En la actualidad, todo esto ha cambiado gracias a la aparición de los formularios digitales, las versiones electrónicas del formulario en papel, que se pueden cumplimentar en un ordenador o dispositivo móvil y permiten que las empresas recopilen la información de una forma rápida y precisa.

¿Por qué usar formularios digitales?

Los formularios digitales tienen como objetivo obtener datos en campo a través de una app en un dispositivo móvil o tablet, como nuestra solución FIELDEAS Forms, que es perfecta para crear e implementar formularios inteligentes de forma ágil e intuitiva, además de ser 100% paperless.

Si estás valorando la opción de utilizar formularios digitales, en este artículo te contamos las principales razones que debes tener en cuenta para considerar usar formularios digitales en tu negocio.

1. Favorecer la movilidad

La generación de información en una empresa no se limita a los espacios de oficina; una parte significativa de los datos se produce en entornos de trabajo de campo. Este fenómeno es aún más evidente en empresas de servicios, donde la interacción con clientes y la ejecución de tareas operativas generan documentación constante fuera de las instalaciones corporativas.

Sin embargo, incluso aquellas organizaciones que fabrican y comercializan bienes dependen de proveedores externos, cuyos servicios también generan datos de campo a los que la empresa puede no tener acceso inmediato.

Los formularios digitales eliminan esta barrera al permitir la captura y transmisión de información en tiempo real desde cualquier ubicación. Esto facilita la toma de decisiones informadas y mejora la comunicación entre todos los actores involucrados en la operación, tanto quienes prestan el servicio como quienes lo reciben.

2. Eliminar el papel

La transición hacia un modelo “paperless” es una tendencia creciente en las empresas modernas, no solo por razones de eficiencia, sino también por su impacto positivo en la sostenibilidad. El uso de formularios físicos conlleva múltiples inconvenientes: riesgo de pérdida, dificultades en la interpretación de la información manuscrita, costos asociados al almacenamiento y transporte, y una gestión más lenta y propensa a errores.

Al adoptar formularios digitales, las organizaciones optimizan sus procesos al permitir que la información se registre directamente en dispositivos móviles y se almacene de manera segura en la nube. Esto no solo reduce el consumo de papel y los costos operativos, sino que también minimiza la huella ambiental al disminuir la demanda de recursos naturales como árboles, agua y energía.

Además, los sistemas digitales suelen incorporar protocolos de cifrado y seguridad, garantizando la protección de datos sensibles. De este modo, con tan solo un smartphone o una tablet, las empresas pueden acceder a toda su documentación de forma inmediata, sin necesidad de recurrir a archivos físicos.

3. Acceso a la información en tiempo real

En los modelos tradicionales basados en papel, la recopilación de datos implicaba procesos manuales que requerían trasladar documentos de un sitio a otro, generando demoras, costos adicionales y riesgos de extravío.

Con los formularios digitales, este problema desaparece, ya que la información se captura y se encuentra disponible de inmediato para su consulta, análisis y procesamiento. Esto no solo optimiza la operatividad de la empresa, sino que también mejora la capacidad de respuesta de los distintos departamentos.

Por ejemplo, los reportes, notificaciones y análisis de datos pueden generarse automáticamente en tiempo real, permitiendo a las organizaciones tomar decisiones estratégicas basadas en información actualizada y precisa.

4. Aumentar la productividad

El uso de dispositivos móviles ha revolucionado la productividad empresarial, permitiendo una mayor agilidad en la gestión de tareas. De hecho, según un estudio de Mobile Helix, la digitalización de procesos mediante herramientas móviles puede incrementar la productividad hasta en un 40%.

En este sentido, los formularios digitales representan una solución altamente eficiente frente a los formularios en papel, ya que reducen la carga administrativa, minimizan errores humanos y aceleran la recopilación y el procesamiento de datos.

Además, al automatizar tareas repetitivas y mejorar el acceso a la información, los empleados pueden enfocarse en actividades de mayor valor estratégico, contribuyendo así al crecimiento y competitividad de la empresa.

5. Mejorar el flujo de información

El procesamiento manual de formularios en papel implica una serie de pasos que ralentizan la disponibilidad de los datos: revisión, transcripción y digitalización. Cada una de estas etapas consume tiempo y recursos, además de aumentar el margen de error.

En contraste, los formularios digitales permiten que la información sea accesible en el mismo momento en que se registra, facilitando su procesamiento automatizado. Esto posibilita la generación inmediata de informes en PDF, el envío automático de datos por correo electrónico o incluso la integración con otras plataformas y sistemas de gestión empresarial.

Gracias a esta inmediatez, la información fluye de manera eficiente desde el primer momento en que se introduce en el sistema, mejorando la comunicación interna y agilizando la toma de decisiones.

6. Seguridad y control de acceso

Una de las ventajas clave de los formularios digitales es la mayor seguridad que ofrecen en comparación con los formularios en papel.

Los documentos físicos son susceptibles a pérdidas, robos, daños o incluso a la manipulación. Los formularios digitales, en cambio, ofrecen múltiples capas de protección:

• Cifrado de datos. La información recopilada a través de formularios digitales puede ser cifrada, lo que significa que se convierte en un código ilegible para cualquier persona que no tenga la clave de descifrado. Esto protege la información sensible, como datos personales o financieros, tanto en tránsito como en reposo.
• Control de acceso basado en roles. Los sistemas de formularios digitales permiten definir permisos de acceso basados en roles. Esto significa que se puede controlar quién puede acceder a qué formularios, quién puede editarlos y quién puede ver los datos recopilados. De esta forma, se asegura que solo las personas autorizadas tengan acceso a la información relevante.
• Auditoría y trazabilidad. Los formularios digitales pueden mantener un registro detallado de todas las actividades realizadas, incluyendo quién accedió a qué información, cuándo y qué acciones realizó. Esto facilita la auditoría y la trazabilidad, lo que es especialmente importante para cumplir con regulaciones y normativas de protección de datos.

7. Integración con otros sistemas

Una de las mayores ventajas de los formularios digitales es su capacidad para integrarse con otros sistemas empresariales, como CRM, ERP, TMS, SGA, GMAO, MES, bases de datos y otras aplicaciones. Esta integración ofrece numerosos beneficios:

• Automatización de procesos. Los datos recopilados a través de los formularios digitales pueden ser enviados automáticamente a otros sistemas, lo que automatiza tareas que antes se realizaban manualmente, como la introducción de datos. Esto ahorra tiempo, reduce errores y aumenta la eficiencia.
• Mejora del flujo de trabajo. La integración entre sistemas facilita el flujo de información entre diferentes departamentos y procesos de la empresa. Por ejemplo, la información de un nuevo cliente capturada en un formulario puede ser automáticamente enviada al CRM, al departamento de ventas y al departamento de facturación.
• Análisis de datos avanzado. Al integrar los datos de los formularios con otros sistemas, se pueden realizar análisis más completos y obtener información valiosa para la toma de decisiones. Se pueden generar informes, identificar tendencias y obtener una visión más profunda del negocio.

8. Experiencia del usuario (UX) y diseño adaptable

Un buen diseño de formularios digitales es crucial para asegurar una alta tasa de completitud y la calidad de los datos recopilados. Los formularios deben ser intuitivos, fáciles de usar y adaptables a diferentes dispositivos (ordenadores, tablets, smartphones), lo que se conoce como diseño responsive. Un buen UX implica:

• Claridad y concisión. Preguntas claras y concisas, con instrucciones claras y un lenguaje sencillo.
• Navegación intuitiva. Una estructura lógica y una navegación fácil entre las diferentes secciones del formulario.
• Diseño adaptable. Un diseño que se adapte a diferentes tamaños de pantalla y dispositivos.

9. Validación de datos en tiempo real

Los formularios digitales permiten la validación de datos en tiempo real, lo que ayuda a prevenir errores y a asegurar la calidad de la información recopilada. Se pueden implementar reglas de validación para:

• Formato de datos. Asegurar que los datos ingresados tengan el formato correcto (ej. números de teléfono, direcciones de correo electrónico, fechas).
• Campos obligatorios. Asegurar que se completen los campos obligatorios antes de enviar el formulario.
• Rangos de valores. Asegurar que los valores ingresados se encuentren dentro de un rango válido (ej. edades, cantidades).

10. Ahorro de costes

Además del ahorro en papel, los formularios digitales ofrecen otros ahorros de costes importantes:

• Costes de impresión y distribución. Se eliminan los costes asociados a la impresión, el envío y el almacenamiento de formularios en papel.
• Costes de mano de obra. Se reduce el tiempo dedicado a la gestión y el procesamiento manual de formularios, liberando recursos para otras tareas.
• Reducción de errores. La validación de datos en tiempo real y la automatización de procesos ayudan a reducir los errores y los costes asociados a la corrección de errores.

FIELDEAS Forms, la solución para empezar a usar formularios digitales

Cada vez son más las empresas que deciden digitalizarse y trabajar a través de apps y dispositivos móviles para sus trabajos de campo. Elegir por una empresa con experiencia que les ayude a crear la solución perfecta es la mejor opción, y en FIELDEAS somos especialistas en ello.

Gracias al software de formularios digitales de FIELDEAS Forms, la empresa genera sus propias plantillas personalizadas para controlar registros, auditorías, inventarios o checklist y asignarlos dependiendo del flujo de trabajo. Podrá recibir, recopilar y enviar toda la información capturada al instante por los trabajadores, aprovechando todas las características de los dispositivos móviles.

Es una gran herramienta que ayuda a minimizar los tiempos administrativos y reducir el tiempo del traslado de los datos en papel. Podrás controlar en tiempo real todas las actuaciones que se realizan, pudiendo compartirlo e integrarlo con otras áreas de la empresa.

En definitiva, los beneficios de los formularios digitales son muchos y la flexibilidad de FIELDEAS Forms es perfecta para que sea la solución elegida por tu empresa.