6 aspectos clave que un software de formularios digitales debe tener

La digitalización de procesos es una prioridad para las empresas que buscan optimizar su gestión documental, mejorar la productividad y reducir costos. En este contexto, los formularios digitales han adquirido un papel fundamental al sustituir los tradicionales registros en papel por soluciones inteligentes que permiten capturar, procesar y analizar información de manera eficiente.

Sin embargo, no todos los software de formularios digitales ofrecen las mismas funcionalidades ni garantizan una implementación exitosa. Por ello, es fundamental conocer las características esenciales que debe tener una solución de este tipo para maximizar su rendimiento y adaptabilidad a las necesidades del negocio.

A continuación, exploramos los seis aspectos clave que un software de formularios digitales debe incluir para impulsar la transformación digital de tu empresa.

Características de un buen software de formularios digitales

Cada vez más organizaciones deciden abandonar el uso del papel por su ineficiencia y apostar por formularios digitales, que permiten reducir costes, controlar mejor la información y acceder a ella de una forma más ágil.

Sin embargo, elegir la mejor solución es complicado y hay muchos aspectos a tener en cuenta. Por ello, vamos a analizar las principales funcionalidades con las que debe contar un buen software de formularios digitales para que ayude a realizar la migración del papel a formularios digitales.

1. Diversificación de campos en formularios

Un software de formularios digitales debe ofrecer una amplia variedad de tipos de campo para garantizar una captura de datos completa y estructurada. Más allá de los tradicionales campos de texto y listas de selección, una solución avanzada debe permitir la inclusión de:

• Carga de archivos con diferentes formatos. Desde los componentes más básicos (texto, desplegable, fotos, firma, vídeo) hasta los más avanzados (tabla, barcode, QR, notas de vo, croquis, gráficas…)
• Firma digital biométrica integrada, esencial para la validación de documentos.
• Seguimiento y trazabilidad con asignación de tareas, control de tiempos, geolocalización de inspecciones…
• Otros

Cuanta mayor flexibilidad tenga el software para la configuración de formularios, más eficiente será la recopilación y gestión de datos en diferentes escenarios operativos.

2. Inclusión de reglas condicionales

Estos formularios tienen que incluir la posibilidad de crear reglas de lógica condicional. Dentro de cada proceso de campo, la empresa se puede encontrar con distintos escenarios que tendrán que ser atendidos de forma diferente. Por ello, un buen diseño de formulario online tiene que permitir campos condicionales en el caso de que un flujo de trabajo tome una vía alternativa. De esta manera las posibles situaciones que se puedan dar estarán cubiertas y tendrán la respuesta adecuada.

Así, un software de formularios digitales debe permitir personalizar las preguntas según las respuestas previas, automatizar flujo para reducir el margen de error y reducir el tiempo de captura de datos al mostrar solo la información relevante, entre otros escenarios.

Este tipo de lógica condicional es clave para optimizar procesos en inspecciones, auditorías, reportes de mantenimiento o cualquier operación donde los escenarios puedan variar.

3. Conexión online y offline

Una buena solución de formularios digitales tiene que ofrecer la capacidad de trabajar tanto online como offline. De esta manera, la empresa y sus trabajadores pueden tener acceso a los datos en cualquier momento, sin importar si hay conexión a internet o no. Se trata de un aspecto realmente importante para valorar una solución de este tipo.

En el funcionamiento offline, el software permite capturar los datos y los almacena de manera local hasta que se recupera la conexión y se sincroniza de manera automática con la nube.

De esta manera, los Smart Forms garantizan acceso a los formularios desde cualquier ubicación; sincronización automática de datos al recuperar la conectividad; mayor operatividad en entornos remotos o sin cobertura de red.

Esta funcionalidad es imprescindible para sectores como logística y transporte, construcción, mantenimiento y servicios de campo, donde la conexión puede ser limitada o intermitente.

4. Experiencia de usuario intuitiva y ágil

Para lograr una adopción efectiva dentro de la organización, el software debe ser intuitivo, fácil de configurar y accesible para todos los empleados, independientemente de su nivel de experiencia tecnológica.

Puede que no parezca un aspecto importante, pero si una empresa quiere llegar a una cultura 100% paperless, todos los empleados deben adaptarse rápidamente a herramientas de software digital que les permita hacer su trabajo correctamente sin disminuir la productividad. Por ello, contar con una solución de uso fácil e intuitivo puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso.

Así, un software de formularios digitales debe contar con una interfaz amigable y con diseño optimizado para cualquier dispositivo; debe permitir editar y crear formularios sin necesidad de conocimientos técnicos; y debe crear flujos de trabajo eficientes que agilicen la gestión de datos y eviten tareas repetitivas.

Una mala experiencia de usuario puede ralentizar la implementación de la herramienta y generar resistencia al cambio, afectando a la productividad y los resultados esperados.

5. Configuración avanzada de flujos de trabajo

El software de formularios digitales debe ir más allá de la simple captura de datos y permitir la creación de flujos de trabajo personalizados que automaticen la distribución de la información dentro de la organización.

De esta manera, permite la definición de roles y permisos para cada usuario dentro del proceso; la asignación de tareas según departamento, unidades de negocio o responsabilidades específicas; y la generación de notificaciones automáticas y de reportes en tiempo real.

Este nivel de automatización permite optimizar tiempos, reducir errores y mejorar la eficiencia operativa en todos los niveles de la empresa.

6. Compatibilidad multidispositivo y multiplataforma

Para garantizar la accesibilidad y supervisión de la información en todo momento, un software de formularios digitales debe ser compatible con diversos dispositivos y sistemas operativos.

Así, debe garantizar la disponibilidad en smartphones, tablets y computadoras.; el acceso a la información a través de una plataforma web; y la integración con otros sistemas empresariales mediante API.

Esta capacidad de interconexión permite que los datos recopilados se analicen de manera efectiva y se utilicen para la toma de decisiones estratégicas en la empresa.

FIELDEAS Forms, la solución integral en software de formularios digitales

En FIELDEAS hemos desarrollado una solución robusta que integra todas estas características clave, ofreciendo a las empresas una herramienta eficaz para digitalizar sus procesos y optimizar la captura de datos en campo.

Con FIELDEAS Forms puedes crear tus propias plantillas personalizadas para controlar registros, auditorías, inventarios o checklist y asignarlos dependiendo del flujo de trabajo. Al mismo tiempo recibe, recopila y envía toda la información capturada al instante por los trabajadores, aprovechando todas las características de los dispositivos móviles.  

Principales funcionalidades de FIELDEAS Forms

• Editor visual drag & drop para una configuración ágil.
• Componentes avanzados: tablas, barcode, QR, notas de voz, croquis, gráficas…
• Datos precargados y paramétricas para agilizar la entrada de información.
• Validaciones y reglas condicionales para mejorar la precisión de los datos.
• Workflows personalizados y plantillas para diferentes sectores.
• Formularios anidados. Relaciona diferentes formularios para mayor control.
• Generación de informes PDF y exportación de datos.
• Geolocalización, trazabilidad y control de tiempos para una mejor monitorización de actividades.
• Integraciones y API para conectarte con otros sistemas empresariales.