El cumplimiento de las normas ISO de calidad es uno de los grandes retos de cualquier organización industrial, independientemente de su sector. En este contexto, contar con un software de formularios para auditorías de calidad es clave para transformar la gestión de la calidad.
Auditorías internas, controles de procesos, trazabilidad de datos, registros documentales y mejora continua forman parte del día a día de las empresas que buscan certificarse o mantener sus certificaciones.
Los formularios digitales no solo agilizan la recogida de datos, sino que permiten controlar los procesos, garantizar la trazabilidad y demostrar el cumplimiento de los requisitos ISO de forma sencilla, ordenada y auditable.
El papel de los datos y los registros en las normas ISO
La mayoría de las normas ISO tienen un elemento común: la necesidad de evidencias documentales.
Así, normas como la ISO 9001, norma internacional para Sistemas de Gestión de Calidad (SGC); la ISO 14001, norma internacional para Sistemas de Gestión Ambiental (SGA); o la ISO 45001, norma internacional para un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), exigen a las organizaciones:
- Definir y controlar procesos
- Registrar actividades y resultados
- Analizar datos para la mejora continua
- Demostrar el cumplimiento ante auditorías internas y externas
Tradicionalmente, estos registros se han gestionado mediante papel, hojas de cálculo o sistemas dispersos. El resultado suele ser el mismo: información incompleta, errores humanos, dificultad para encontrar evidencias y un alto consumo de tiempo durante las auditorías.
Aquí es donde un software de formularios digitales marca la diferencia.
Software de formularios para auditorías de calidad: la base de una gestión eficiente
Integrar un software de formularios digitales es una decisión estratégica para la gestión de la calidad, ya que permite:
- Estandarizar la recogida de datos
- Garantizar que todos los campos obligatorios se cumplimenten
- Automatizar validaciones y controles
- Centralizar la información en un único sistema
- Crear históricos y trazabilidad completa
- Generar informes automáticos para auditorías
Funcionalidades que están directamente relacionadas con los requisitos que se exigen en las normas ISO.
Aunque la ISO 9001 es la más conocida en el ámbito de la calidad, existen otras muchas que son de especial relevancia para las organizaciones.
Formularios digitales para la ISO 9001
La ISO 9001 es la norma internacional para Sistemas de Gestión de Calidad (SGC) e impulsa una cultura de calidad basada en la planificación, el control y la revisión constante, ayudando a las organizaciones a detectar fallos, reducir riesgos y mejorar su desempeño de manera sostenible.
Los formularios digitales son una pieza clave para cumplir estos principios de forma eficaz y sostenible, ya que permiten:
- Estandarización de controles de calidad y procesos operativos, asegurando que todos se ejecutan de la misma forma.
- Registro estructurado de no conformidades, incidencias y acciones correctivas, con trazabilidad completa.
- Recogida de datos en tiempo real para el seguimiento de indicadores de calidad (KPIs).
- Gestión eficiente de auditorías internas y externas mediante checklists digitales y evidencias asociadas.
- Disponibilidad de registros históricos que facilitan el análisis de datos y la mejora continua.
De esta manera, cada formulario completado se convierte en una evidencia objetiva, fácilmente accesible durante una auditoría para la ISO 9001.
Software de formularios para la ISO 14001
La certificación ISO 14001 es la norma internacional para Sistemas de Gestión Ambiental (SGA). A través de un enfoque basado en procesos, evaluación de riesgos y mejora continua, ayuda a las organizaciones a reducir su huella ambiental, optimizar el uso de recursos y demostrar un compromiso real con la sostenibilidad y la responsabilidad ambiental.
Los formularios digitales permiten controlar y documentar de forma sistemática los aspectos ambientales exigidos por la ISO 14001, asegurando trazabilidad y mejora continua:
- Registro estructurado de consumos de energía, agua y materias primas, evitando datos dispersos o incompletos.
- Control digital de residuos generados, tipología, cantidades y gestores autorizados.
- Ejecución de inspecciones ambientales periódicas mediante checklists digitales estandarizados.
- Registro inmediato de incidentes y desviaciones ambientales, con evidencias y acciones correctivas asociadas.
- Acceso centralizado a históricos para facilitar auditorías y análisis de desempeño ambiental.
Formularios online para la ISO 45001
La ISO 45001 es la norma internacional para un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Promueve una cultura preventiva integrada en los procesos de la organización y su enfoque se basa en identificar peligros, evaluar riesgos y aplicar medidas preventivas de forma sistemática.
La gestión preventiva y la reducción de riesgos laborales requieren información fiable y actualizada, algo que los formularios digitales garantizan:
- Realización de inspecciones de seguridad en campo desde cualquier dispositivo, incluso sin papel.
- Registro de observaciones preventivas antes de que se conviertan en accidentes.
- Gestión estructurada de partes de incidentes y accidentes, con trazabilidad completa.
- Automatización de acciones correctivas y seguimiento, asignando responsables y plazos.
- Disponibilidad de evidencias documentadas para auditorías y evaluaciones de cumplimiento legal.
Software de smart forms para ISO 31000
Aunque no es certificable, la ISO 31000 es muy relevante en el ámbito de la calidad, ya que ofrece una guía con principios y directrices para gestionar los riesgos de forma estructurada y coherente en cualquier tipo de organización, mejorando la resiliencia, la prevención de problemas y la capacidad de la organización para anticiparse a la incertidumbre.
Además, se basa en datos claros y consistentes para identificar y controlar riesgos, un punto donde los formularios digitales son clave:
- Identificación de riesgos mediante formularios estandarizados en todos los procesos.
- Evaluación homogénea de probabilidad e impacto, evitando criterios subjetivos o inconsistentes.
- Seguimiento continuo de riesgos y controles implementados.
- Registro de decisiones y revisiones para demostrar un enfoque estructurado de gestión del riesgo.
- Generación de informes que facilitan la toma de decisiones basada en datos reales.
Solución de formularios digitales para ISO 19011
La ISO 19011 establece un marco de referencia internacional para llevar a cabo auditorías de sistemas de gestión, definiendo las buenas prácticas, los principios que deben guiar el proceso auditor y la forma de planificar y ejecutar programas de auditoría. Estas directrices son aplicables a distintos sistemas, como los de gestión de la calidad (ISO 9001) y gestión ambiental (ISO 14001), y ayudan a garantizar auditorías consistentes, eficaces y orientadas a la mejora continua.
Los formularios digitales son una pieza clave para cumplir estos principios de forma eficaz y sostenible:
- Estandarización de controles de calidad y procesos operativos, asegurando que todos se ejecutan de la misma forma.
- Registro estructurado de no conformidades, incidencias y acciones correctivas, con trazabilidad completa.
- Recogida de datos en tiempo real para el seguimiento de indicadores de calidad (KPIs).
- Gestión eficiente de auditorías internas y externas mediante checklists digitales y evidencias asociadas.
- Disponibilidad de registros históricos que facilitan el análisis de datos y la mejora continua.
Flexibilidad del software de formularios: adaptado a cada ISO y a cada industria
Una de las grandes ventajas competitivas de un software de formularios digitales como el de FIELDEAS Forms es su flexibilidad, lo que permite adaptarse a normas ISO específicas por sector como por ejemplo:
Industria automotriz
La IATF 16949 es un estándar internacional de sistemas de gestión de la calidad (SGC) basado en ISO 9001, específico para la industria automotriz. Establece requisitos para el diseño, producción e instalación de piezas y sistemas, enfocándose en la prevención de defectos, la mejora continua y el cumplimiento de los estándares de fabricantes y la cadena de suministro global.
Los formularios online ayudan al control de procesos, inspecciones de calidad y gestión de proveedores.
Aeroespacial
La AS/EN 9100 es un estándar de calidad para la industria aeroespacial basado en la ISO 9001, con requisitos adicionales de seguridad y fiabilidad. Cubre diseño, producción, mantenimiento y servicios, siendo obligatorio para proveedores de OEMs (Original Equipment Manufacturer) y clave en la cadena de suministro, con variantes como AS9110 (mantenimiento) y AS9120 (distribución).
Los formularios online facilitan los registros de datos exhaustivos, el control documental y la trazabilidad total.
Dispositivos médicos
La ISO 13485 es un estándar internacional que establece los requisitos para un sistema de gestión de la calidad (SGC) en empresas que diseñan, fabrican, instalan o dan soporte a dispositivos médicos. Su objetivo principal es garantizar que los productos médicos sean seguros, fiables y conformes con la normativa aplicable, cubriendo desde el diseño y desarrollo hasta la producción, almacenamiento, distribución y servicio postventa.
Un software de formularios digitales ayuda en la gestión de riesgos, validaciones, controles de producción y calidad al facilitar y asegurar la recogida de datos de calidad.
Laboratorios
La ISO/IEC 17025 es un estándar que establece los requisitos para que los laboratorios de ensayo y calibración sean técnicamente competentes y generen resultados fiables y trazables. Garantiza precisión, reproducibilidad y confianza en los datos, cubriendo gestión de calidad, métodos, equipos y competencia del personal.
Los smart forms permiten registrar de manera estructurada y trazable todos los datos críticos del laboratorio, como ensayos, calibraciones, resultados…
Alimentación
La ISO 22000 es un estándar internacional que establece los requisitos para un sistema de gestión de la inocuidad alimentaria. Su objetivo es garantizar que los alimentos sean seguros para el consumo, controlando todos los puntos críticos a lo largo de la cadena de suministro, desde la producción y procesamiento hasta la distribución y consumo final.
Lee el post La revolución de los formularios online en calidad alimentaria para comprender cómo ayuda un software de formularios digitales en la gestión de la calidad alimentaria.
FIELDEAS Forms, la solución segura para tus certificaciones ISO
FIELDEAS Forms es un software de formularios digitales diseñado para simplificar y asegurar la gestión de los datos necesarios en tus sistemas de gestión ISO.
Con él, puedes recopilar información de forma estandarizada, registrar incidencias, acciones correctivas y resultados de auditorías, garantizando trazabilidad, precisión y disponibilidad inmediata de la información.
Esta solución permite cumplir con los requisitos de normas como ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 o ISO 22000, entre otras, de manera más eficiente, reduciendo errores humanos, acelerando auditorías y facilitando la mejora continua de tus procesos, convirtiéndose en un aliado estratégico para obtener y mantener tus certificaciones ISO.
