Cuando pensamos en la transformación digital de las empresas tendemos a hablar de automatización, inteligencia artificial o internet de las cosas, entre otras cuestiones. Sin embargo, hay una herramienta muy eficaz y sencilla de implementar para impulsar la digitalización en las compañías: los formularios online.
En este post queremos presentarte qué es y cómo te ayuda FIELDEAS Forms, nuestro software para crear formularios online en la nube que te permite realizar más tareas en campo, de forma más rápida y con mayor calidad que empleando formularios tradicionales en papel.
¿Cuál es el valor diferencial de los formularios online de FIELDEAS Forms?
Los formularios digitales para empresas de FIELDEAS Forms son una herramienta electrónica que permite recopilar información en campo de manera eficiente y sin necesidad de emplear papel.
Es decir, son una alternativa digital al papel para la recopilación de datos en campo de manera estructurada. Además, se adaptan a una amplia variedad de necesidades empresariales y se pueden completar desde dispositivos móviles, tabletas u ordenadores, tanto en la modalidad online como offline.
Tal y como explicamos en el post “7 razones por las que elegir Smart Forms frente a formularios en papel” una solución de formularios digitales debe contar con funcionalidades avanzadas, debe permitir la validación de datos en tiempo real, establecer una lógica condicional, integrarse con otros sistemas, permitir la recopilación de datos multimedia y tener un enfoque cross y multisectorial.
¿Cómo funciona FIELDEAS Forms?
El funcionamiento de FIELDEAS Forms es sencillo y muy intuitivo. Aquí te presentamos una guía de cinco pasos para implementar tus formularios online.
1. Crea el formulario perfecto
Nuestra solución te permite crear tu formulario de cero con un sistema drag&drop o emplear plantillas funcionales. Puedes personalizar los campos según tus necesidades y crear diferentes versiones de un mismo formulario. Todos los formularios tienen un formato enriquecido y son multidioma.
2. Planifica a tu equipo
Nuestros formularios inteligentes te permiten impulsar la colaboración entre los diferentes miembros de tu equipo, lo que deriva en la obtención de datos más precisos y mejores resultados.
Puedes asociar roles y perfiles a cada tarea en campo con flujos de trabajo específicos para cada formulario. También te permiten automatizar los tiempos de ejecución, validar datos o recibir notificaciones y alertas.
3. Rellena los formularios desde la app
Nuestros formularios se pueden rellenar desde el navegador web o desde nuestra propia aplicación, que está pensaba para los equipos en campo.
Se trata de una app compatible con cualquier dispositivo y sistema operativo, capaz de trabajar en cualquier situación, modo offline incluido. Asimismo, te permite recoger todo tipo de información en campo, desde la geolocalización hasta notas de voz.
4. Supervisa tus datos
El tiempo real es el principal valor diferencial de nuestra solución. FIELDEAS Forms te permite supervisar el proceso de recogida de datos y conocer la situación, estado y resultados en tiempo real.
Es decir, te permite seguir, reasignar y validar tareas desde cualquier ubicación y dispositivo, verificando procedimientos y normas en función de tus procesos de trabajo.
5. Analiza, genera informes y comparte información
Además de generar datos, nuestro software de formularios digitales te permite analizarlos a través de la generación de informes que luego puedes compartir.
FIELDEAS Forms te permite descargar la información al momento en diferentes formatos, analizarla de manera sencilla y simplificar el reporte a tus clientes y equipos con informes automatizados y segmentados por perfiles.
Integra toda la información
Como una función trasversal a toda la solución, la información recogida en los formularios online llega a todas las áreas de tu empresa y a todos tus sistemas de gestión, tanto propios como de terceros.
Desde un enfoque flexible para compartir información sin duplicidades, conectamos nuestra API con tus sistemas de manera sencilla, desde CRM, ERP, bases de datos y otras aplicaciones empresariales, hasta MES, GMAO, TMS, SGA o iPaaS, así como firma biométrica, impresoras portátiles o cámaras térmicas, entre otras integraciones. Asimismo, nuestra solución permite hacer exportaciones de datos a los principales formatos de integración, como son Excel, JSON o XML.
Funcionalidades principales de FIELDEAS Forms
FIELDEAS Forms es una solución muy completa y multisectorial. Aquí te presentamos algunas de sus principales funcionalidades.
Funciones principales
- Aplicación web y móvil. Ajustable a todo tipo de usuarios
- Online/Offline. Trabaja con o sin conexión
- Multiplataforma. Android, iOS, tablet, smartphone
- Multiidioma. Español, inglés, francés, portugués…
- Gestión de usuarios. Roles, perfiles, grupos, usuarios internos y externos
- Encriptado del dato. Total seguridad en la información
- Pago por uso. Ajustado a tu actividad diaria
- Notificaciones. Avisos específicos a grupos de trabajo
- Personalización de interfaz. Adapta colores, logos y estilos de la aplicación
- Soporte y actualizaciones. Mantenimiento continuo y mejoras automáticas
Creación de formularios online
- Constructor de formularios. Editor Drag&Drop
- Componentes básicos. Texto, desplegable, fotos, firma, video
- Componentes avanzados. Tabla, barcode, QR, notas de voz, croquis, gráficas
- Paramétricas. Datos precargados
- Clonado de secciones. Grupos, páginas, preguntas
- Plantillas. Tipologías por sectores
- Condicionales. Reglas condicionales
- Validaciones. Rangos, valores, expresiones regulares
- Workflows personalizados. Genera tu flujo de trabajo a medida
- Ponderaciones. Campos calculados de resultado final
- Formularios vinculados entre sí. Controles previos por estado de la tarea
- Generación por Script. Carga un CSV y crea un formulario
- Formularios anidados. Relaciona diferentes formularios para mayor control
- Captura de datos en tiempo real. Recogida en campos de la información
Generación de informes PDF
- Carga de plantillas PDF. Cargador de plantillas corporativas
- Asignación de campos a informe. Drag&Drop de campos al PDF
- Envío automático por email. Configuración de envío por estados
- Contenido dinámico . Adaptación automática del contenido según parámetros
- Tipologías de campos. Texto, firma, imagen
- Generación de PDF dinámicos. Contenido PDF dinámico
- Documentos anexos. Generación de anexos con imágenes, defectos, incidencias
- Firma digital integrada. Firma electrónica biométrica en los documentos
- Seguridad y permisos. Control de acceso a la generación de documentos
Seguimiento y trazabilidad
- Asignación de tareas. Planificación y programación
- Control de tiempos. Tiempos por respuesta
- Avisos interactivos. Notificaciones al usuario
- Versionado de datos. Guarda todas las interacciones
- Histórico del dato. Almacena las diferentes respuestas históricas
- Geolocalización de inspecciones. Posiciones de respuestas en el mapa
- Registro de cambios . Seguimiento detallado de modificaciones en formularios
- Trazabilidad en auditorías. Control de cumplimiento normativo y regulaciones
Exportación de datos
- Export CSV. Automatizada y a demanda desde web
- Generación de reportes. PDF, Word, Excel
- Generación de informes. KPIs principales
- Gráficas. Visualización de tendencias y métricas
- API. Accede a tus datos por API
- Dashboard interactivo. Panel con métricas clave en tiempo real
Integraciones y API
- Accede y conecta por tus por API. ERP, CRM, GMAO, SCADA, MES, TMS, SGA
- FTP. Intercambio de datos
- Webservices. Envío y recepción de datos
- Firma digital biométrica. Firma legal en los formularios
- MySQL. Exportación periódica de datos
- PowerBI. Conexión con tu BI por API
- Integración con IoT. Conexión con sensores y dispositivos inteligentes
- Conexión con sistemas de RRHH. Integración con gestión de empleados y tiempos de trabajo
Una solución que se adelanta a tus necesidades
En síntesis, los formularios online de FIELDEAS Forms te permiten potenciar tus operaciones, empoderar a tus trabajadores y hacer tu tecnología más fuerte, ya que es una solución preparada para los trabajos en campo y lista para añadirse a la infraestructura de tu empresa. Además, reduce el time to market, lo que otorga a tu empresa una importante ventaja competitiva.
